Reunir documentos para a admissão de um novo colaborador, gera muitas dúvidas para os pequenos, médios e empreendedores no geral. Equívocos e esquecimentos são comuns durante esse processo de coleta de papelada. 

A admissão de um funcionário é um procedimento complexo que requer uma série de cuidados, especialmente no que diz respeito à legislação trabalhista, previdenciária e tributária em vigor no país. 

Neste artigo, apresentaremos um check-list básico para ajudá-lo a lidar com a burocracia e organizar a contratação de colaboradores em sua empresa 

O ponto de partida  

Após a seleção, o novo colaborador deve submeter-se ao exame médico admissional. Este é o ponto inicial da contratação, precedendo a coleta dos documentos exigidos pela legislação trabalhista. 

O exame médico compreende a avaliação clínica do candidato à vaga e é uma etapa essencial no processo de contratação, visando uma análise ocupacional detalhada do futuro contratado, incluindo testes físicos e mentais. 

Normalmente, esse procedimento é conduzido por um clínico geral. Apenas em situações em que os colaboradores estarão expostos a riscos ocupacionais mais específicos são solicitados exames complementares. 

Os custos do atestado médico admissional são de responsabilidade do empregador. Após essa etapa inicial, é o momento de reunir os documentos necessários para a admissão. 

Check-list dos documentos para admissão 

Documentos a serem apresentados pelo colaborador: 

• Atestado médico admissional; 
• Carteira de identidade; 
• Foto 3×4; 
• RG;
• CPF; 
• Título de eleitor;  
• Certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos; 
• Cópia do comprovante de residência; 
• Cópia do comprovante de escolaridade; 
• CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos; 
• Cópia da certidão de casamento, se for o caso; 
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Conforme PORTARIA/MTP Nº 671, DE 8 DE NOVEMBRO DE 2021, o registro deve ser realizado na Carteira de Trabalho Digital, por meio do eSocial.  

Se você já tinha a CTPS em formato físico você deve guardá-la. Ela continua sendo um documento para comprovar seu tempo de serviço anterior. Mesmo tenho a Carteira de Trabalho digital que poderá mostrar contratos de trabalho antigos (dos anos oitenta, por exemplo), é importante nesses casos conservar o documento original.  

O que muda é que, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário, etc) serão feitas apenas eletronicamente e você poderá acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.  

 Número do PIS – Fim de sua Obrigatoriedade 

A implementação do FGTS Digital traz melhorias significativas ao oferecer uma gestão integrada de todo o processo relacionado ao FGTS. Isso inclui aprimoramentos na arrecadação, na prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, na fiscalização, na apuração, no lançamento e na cobrança dos valores devidos. 

No FGTS Digital, a identificação do empregado será realizada exclusivamente por meio do CPF, eliminando a necessidade de geração e utilização do PIS dos trabalhadores. A CAIXA coordenará a unificação das contas vinculadas dos trabalhadores com os respectivos CPFs, simplificando ainda mais o processo.